Karşılıklı kayıtları aynı referansta buluşturun.

Müşteri ve tedarikçiyle bakiye uzlaştırma süreçlerini dijital kayıt, geri dönüş ve fark takibiyle yönetin.

Mutabakatın hangi dönem ve hesap için yapılacağı belirlenir. İki tarafın farklı tarih aralıklarını karşılaştırması anlaşmazlıkların nedenini görünmez kılabilir.

KEP adresi istemeyen iş ortaklarınıza mail ortamında gerekli mutabakatları yapabilmektesiniz. Her gönderilecek KEP için iş ortaklarınıza SMS bildirilecektir.

Gönderilen, yanıt bekleyen ve uzlaşılan kayıtlar ayrı tutulur. İtiraz veya açıklama ilgili hesapla ilişkilendirilir.

Bu uygulama mutabakatları çıkarmış olduğunuz programa tam entegre olabilmektedir. Yani mutabakatları tek tuşla bütün iş ortaklarınıza link olarak gönderebilmekte, iş ortaklarınızın gelen linke tıklayarak gönderdikleri uygundur ya da değildir cevapları programınıza otomatik düşmekte, uygun değildir cevabı vermeleri durumunda yaptıkları açıklamalar ve gönderdikleri exceller sizin gönderdiğiniz ile karşılaştırılarak eksik ve fazlalıklar size akıllı bir şekilde raporlanmaktadır.

Günlük çalışma içinde karşılaştırma kapsamı ve ekstre hazırlığı birbirinden kopmadan ele alınır. Küçük bir örnek işlem üzerinde mevcut yöntemle yeni düzen karşılaştırılır; değişecek görevler ve korunacak kayıtlar belirlenir. Geçişin kapsamı işletmenizin faaliyetleri, kullanılan yazılım ve kullanıcı sorumlulukları üzerinden değerlendirilir.

Mutabakatın hangi dönem ve hesap için yapılacağı belirlenir. İki tarafın farklı tarih aralıklarını karşılaştırması anlaşmazlıkların nedenini görünmez kılabilir.

Şirketlerin partnerleri, bayileri, tedarikçileri ve diğer tüm iş ortaklarıyla hesap mutabakatı ve cari mutabakatı online sistemi üzerinden gerçekleşen uygulama uygulamasıdır. Uygulama sadece mutabık olup olmadığını kontrol etmekle kalmaz, cari ekstresindeki farkları da bulup taraflara raporlar. Tüm muhasebe programlarıyla tam entegre çalışan sistemdir.

İşletmenizdeki kontrol noktası: Taraflar aynı dönem ve hesap bakiyesini mi karşılaştırıyor? Bu soru örnek işlem üzerinde değerlendirilir. Kontrolün bilgi kaynağı, sorumlusu ve sonucu aynı kayıtla ilişkilendirilir. Açıklaması eksik bir durum tamamlanmış kabul edilmez; ilgili bilgi netleştirildikten sonra sonraki aşamaya geçilir.

Açılış bakiyesi, dönem hareketleri ve kapanış bilgisi kontrol edilir. İlgili belge referanslarının ekstreyle birlikte bulunması farkların araştırılmasını kolaylaştırır.

uygulama KEP ile E-Mutabakat gönderimini en ekonomik seviyede sağlayabilmek için E-Mutabakat paketlerini kullanıcılarının hizmetine sunmuştur.

İşletmenizdeki kontrol noktası: Ekstredeki hareketlerin ilgili belge referansları bulunuyor mu? Bu soru örnek işlem üzerinde değerlendirilir. Kontrolün bilgi kaynağı, sorumlusu ve sonucu aynı kayıtla ilişkilendirilir. Açıklaması eksik bir durum tamamlanmış kabul edilmez; ilgili bilgi netleştirildikten sonra sonraki aşamaya geçilir.

Gönderilen, yanıt bekleyen ve uzlaşılan kayıtlar ayrı tutulur. İtiraz veya açıklama ilgili hesapla ilişkilendirilir.

Partner, bayi, tedarikçi ve iş ortağı sayısı fazla olan tüm şirketler, zaman ve para tasarrufu, arşivleme maliyeti, operasyonel iş gücünden kurtulmak isteyen tüm şirketler E-Mutabakat’a geçiş yapabilir.

İşletmenizdeki kontrol noktası: Yanıt bekleyen hesapların takibini kim yapıyor? Bu soru örnek işlem üzerinde değerlendirilir. Kontrolün bilgi kaynağı, sorumlusu ve sonucu aynı kayıtla ilişkilendirilir. Açıklaması eksik bir durum tamamlanmış kabul edilmez; ilgili bilgi netleştirildikten sonra sonraki aşamaya geçilir.

Eksik belge, farklı kayıt tarihi veya tahsilat eşleşmesi tek tek incelenir. Farkın giderilmesi, açıklamanın kaydedilmesi ve tekrar kontrol aynı süreç içinde yürütülür.

Tüm İş Ortaklarına her ay BA, BS ve cari ekstreler otomatik olarak gönderilmiş olur ve gönderilen tüm mutabakatlar uygulama sistemlerinde yıllarca yedeklemeli olarak saklanır. Arşivleme maliyetlerini sıfırlar. E-Mutabakat hizmetimiz için mail ile gönderimde satın aldığınız kontör paketleri kapsamında ücretlendirilirsiniz. Tüm iş ortaklarınıza açılan KEP adresleri ücret içindedir.

İşletmenizdeki kontrol noktası: Farkın nedeni eksik belge mi, kayıt tarihi mi, ödeme eşleştirmesi mi? Bu soru örnek işlem üzerinde değerlendirilir. Kontrolün bilgi kaynağı, sorumlusu ve sonucu aynı kayıtla ilişkilendirilir. Açıklaması eksik bir durum tamamlanmış kabul edilmez; ilgili bilgi netleştirildikten sonra sonraki aşamaya geçilir.

İlk görüşmede E-Mutabakat için mevcut işleyiş, kullanılan yazılım, kullanıcı sayısı ve işlem kaynakları değerlendirilir. Mutabakatın hangi dönem ve hesap için yapılacağı belirlenir. İki tarafın farklı tarih aralıklarını karşılaştırması anlaşmazlıkların nedenini görünmez kılabilir. Bu inceleme, yalnızca ürün seçmek yerine uygulamada hangi adımların değişeceğini anlamaya yardımcı olur.

Başlangıç listesinde kullanılacak hesap ve tanımlar, aktarılacak kayıtlar ve ilk deneme işlemi yer alır. Eksik veya mükerrer bilgiler gerçek kullanıma geçmeden gözden geçirilir. Eski sistemde bulunan kayıtların yeni düzende hangi alanlara karşılık geleceği belirlenir.

Geçiş planı, deneme sonucuna göre netleştirilir. Canlı işlemlerden önce sorumluların aynı örnek üzerinde hazırlık, kontrol ve sonuç takibini tamamlaması hedeflenir. Uygulama koşulları ile gerekli resmi veya mesleki değerlendirmeler kendi kapsamlarında ayrıca doğrulanır.

E-Mutabakat sürecinde karşılaştırma kapsamı ile fark incelemesi aynı kişi tarafından yürütülebilir; ancak görevlerin anlamı yine de ayrı tanımlanır. Hangi kaydı kimin oluşturacağı, kimin kontrol edeceği ve sorunda kime danışılacağı açık olmalıdır.

Kullanıcı erişimleri işin kapsamına göre düzenlenir. Her çalışanın bütün müşteri, personel veya finans kayıtlarını görmesi gerekmeyebilir. Yetki değişikliği, görev değişimi ve ayrılan personelin erişimi başlangıç planının devamı olarak ele alınır.

Günlük kullanım için kısa bir kontrol listesi oluşturulur. Liste, üründe bulunan her alanı tekrar etmek yerine işletmenin sık karşılaştığı eksik bilgi ve yanlış eşleştirme noktalarına odaklanır. Yeni kullanıcılar aynı örnek işlem üzerinden hazırlanır.

Gönderilen, yanıt bekleyen ve uzlaşılan kayıtlar ayrı tutulur. İtiraz veya açıklama ilgili hesapla ilişkilendirilir. Bu ilişkinin manuel kayıtla mı yoksa yazılım bağlantısıyla mı kurulacağı kullanılan sistemlerin imkanları ve işletmenin ihtiyacı üzerinden belirlenir. Bir bağlantının bulunması, bütün alanların aynı biçimde aktarılacağı anlamına gelmez.

Bağlantı planında bilgi kaynağı, aktarım yönü ve işlem referansı netleştirilir. Eksik aktarım, kesinti veya tekrar denemesinde hangi kontrolün yapılacağı ayrıca belirlenir. Bir kaydın iki farklı sistemde bulunması tek başına bilgilerin aynı olduğunu göstermez.

Uyum değerlendirmesi kullanılan yazılımın adı ve sürümü, hesap yetkileri ve örnek işlem üzerinden yürütülür. Desteklenen işlemler somut kapsamda doğrulanır. Gerekli bağlantı bulunmuyorsa mevcut kayıt düzenini koruyan uygulanabilir bir yöntem birlikte değerlendirilir.

Eksik belge, farklı kayıt tarihi veya tahsilat eşleşmesi tek tek incelenir. Farkın giderilmesi, açıklamanın kaydedilmesi ve tekrar kontrol aynı süreç içinde yürütülür. Kaydın hangi müşteriye, ürün veya döneme ait olduğu işlem sırasında açık tutulursa daha sonra yapılan arama ve inceleme kolaylaşır. Dosya adıyla uygulama kaydının farklı referanslar taşıdığı durumlarda ilişki ayrıca korunur.

Arşiv kapsamı yalnızca son belge veya toplamdan ibaret değildir. İlgili işlem referansı, açıklama, ek dosya ve kontrol sonucu ihtiyaç ölçüsünde birlikte değerlendirilir. Kayıtların saklama koşulları ve erişim yetkileri kullanılan hizmetle birlikte netleştirilir.

Dışa aktarma ve geri erişim ihtiyacı başlangıçta konuşulur. Kullanıcıların kayıtları yalnızca bir ekranda görmesine bağlı kalmadan gerekli dosyaları nasıl alacağı belirlenir. Kişisel veya ticari bilgi içeren alanlar görev kapsamına uygun erişimle yönetilir.

İşlem beklenen şekilde tamamlanmadığında önce ilgili kayıt ve son kontrol noktası belirlenir. Açılış bakiyesi, dönem hareketleri ve kapanış bilgisi kontrol edilir. İlgili belge referanslarının ekstreyle birlikte bulunması farkların araştırılmasını kolaylaştırır. Aynı işlemi düşünmeden yeniden başlatmak, eksikliği gidermek yerine mükerrer kayıt oluşturabilir.

Sorunun bilgi hazırlığından, eşleştirmeden veya kullanılan uygulamadan kaynaklanması ayrı değerlendirilir. Destek görüşmesinde işlem referansı, karşılaşılan durum ve yapılan son adım açıkça paylaşılır. Erişim bilgileri ve kişisel veriler gereksiz yere gönderilmez.

Düzeltmeden sonra yalnızca sorunlu alanın değiştiğini görmek yeterli değildir. İlgili işlem ve bağlantılı kayıt tekrar karşılaştırılır. Sık tekrar eden sorunlar günlük kontrol listesine eklenerek ekiplerin aynı konuyla yeniden uğraşması azaltılabilir.

E-Mutabakat değerlendirmesinde önce karşılaştırma kapsamı, ardından ekstre hazırlığı ve geri dönüş takibi için mevcut ihtiyaçlar konuşulur. Amaç, geniş bir özellik listesi yerine işletmenin gerçekten kullanacağı kapsamı netleştirmektir.

Bir örnek işlem seçin: kim başlatıyor, hangi bilgiler gerekiyor, nerede kontrol ediliyor ve sonuç kimin tarafından takip ediliyor? Bu dört sorunun cevabı, ürünü günlük işleyişe nasıl yerleştireceğimizi gösterir. Mevcut kayıtların aktarımı ve diğer süreçlerle ilişkisi de aynı örnek üzerinden ele alınır.

TÜM DİJİTAL ile mevcut düzeninizi ve önceliklerinizi paylaşabilirsiniz. E-posta veya WhatsApp üzerinden ihtiyacınızı ilettiğinizde ürün kapsamı, bağlantı ihtiyaçları ve başlangıç adımlarını birlikte değerlendirelim. Kullanılmayacak özellikler yerine işletmenize uygun bir çalışma planına odaklanalım.