Faturanız dijital.
İş akışınız düzenli.

Satış bilgisinden gönderim ve arşive kadar fatura sürecini elektronik ortamda yönetin. Gelen ve giden belgeler için izlenebilir bir çalışma düzeni kurun.

Alıcının e-belge durumunu belirlemek, E-Fatura ile E-Arşiv Fatura arasındaki doğru kullanımın başlangıcıdır. Aynı satış için farklı belge türleri oluşturulmasını önleyecek bir kontrol düzeni gerekir.

E-Fatura sistemi ile kâgit, baski, kargo ve tüm operasyonel masraflarinizi minimum seviyeye indirebilirsiniz.

Kullanıcının doğruladığı kapsamda 550’den fazla yazılımla entegrasyon desteği sunulur. İşletmenizin kullandığı yazılımın sürümü ve bağlantı yöntemi ayrıca değerlendirilir.

E-Arsiv Fatura, E-Fatura geçmeyen tüm kurumlara ve bireylere gönderilir.

Günlük çalışma içinde belge türünü seçmek ve gelen ve giden faturalar birbirinden kopmadan ele alınır. Küçük bir örnek işlem üzerinde mevcut yöntemle yeni düzen karşılaştırılır; değişecek görevler ve korunacak kayıtlar belirlenir. Geçişin kapsamı işletmenizin faaliyetleri, kullanılan yazılım ve kullanıcı sorumlulukları üzerinden değerlendirilir.

Alıcının e-belge durumunu belirlemek, E-Fatura ile E-Arşiv Fatura arasındaki doğru kullanımın başlangıcıdır. Aynı satış için farklı belge türleri oluşturulmasını önleyecek bir kontrol düzeni gerekir.

E-Fatura GIB üzerinden muhatabina E-Fatura kapali devre sistem üzerinden ulastirilir, Gönderici ve alici bu sistem üzerinden kullanicilariyla islem yapabilirler, dolayisiyla GIB aninda haberdar olur, iptal edilemez, ancak muhatap ret ya da iade yapabilir.

İşletmenizdeki kontrol noktası: Alıcının durumu hangi kayıt üzerinden kontrol ediliyor? Bu soru örnek işlem üzerinde değerlendirilir. Kontrolün bilgi kaynağı, sorumlusu ve sonucu aynı kayıtla ilişkilendirilir. Açıklaması eksik bir durum tamamlanmış kabul edilmez; ilgili bilgi netleştirildikten sonra sonraki aşamaya geçilir.

Düzenlenen faturalar kadar tedarikçilerden gelen belgeler de operasyonun parçasıdır. İlgili sipariş, teslimat ve muhasebe kayıtlarıyla birlikte incelenmeleri bilgi bütünlüğünü güçlendirir.

Herhangi bir ciro ya da fatura miktar sinirlamasi olmaksizin isteyen firma diledigi zaman E-Faturaya geçebilir. Iki tür E-Fatura kullanicisi vardir;

İşletmenizdeki kontrol noktası: Gelen fatura sipariş ve teslimat bilgisiyle eşleşiyor mu? Bu soru örnek işlem üzerinde değerlendirilir. Kontrolün bilgi kaynağı, sorumlusu ve sonucu aynı kayıtla ilişkilendirilir. Açıklaması eksik bir durum tamamlanmış kabul edilmez; ilgili bilgi netleştirildikten sonra sonraki aşamaya geçilir.

Kullanıcının doğruladığı kapsamda 550’den fazla yazılımla entegrasyon desteği sunulur. İşletmenizin kullandığı yazılımın sürümü ve bağlantı yöntemi ayrıca değerlendirilir.

Ikinci tür ise gönüllü E-Fatura kullanicisidir. Özellikle E-Ticaret yapan, kargo ile fatura gönderen, yeni is kurup fatura ve kâgit masrafindan tasarruf etmek isteyen, arsivleme, operasyonel is gücünü azaltmak isteyen ve profesyonellik kazanmak isteyen isletmeler sagladigi avantajlardan dolayi E-Faturayi tercih eden tüm firmalar E-Faturaya geçis yapabilir.

İşletmenizdeki kontrol noktası: Mevcut yazılımın sürümü ve kullanılacak bağlantı yöntemi doğrulandı mı? Bu soru örnek işlem üzerinde değerlendirilir. Kontrolün bilgi kaynağı, sorumlusu ve sonucu aynı kayıtla ilişkilendirilir. Açıklaması eksik bir durum tamamlanmış kabul edilmez; ilgili bilgi netleştirildikten sonra sonraki aşamaya geçilir.

Kullanıcının doğruladığı hizmet kapsamında 10 yıl saklama ve 7/24 destek sunulur. Belge erişimi, dışa aktarma ve destek kanalları kullanım başlangıcında netleştirilir.

uygulama E-Fatura ve E-Arsiv Fatura ile kâgit, baski, kargo, arsivleme gibi zaman ve para maliyetleriniz uygulama E-Fatura çözümü ile minimum seviyelere düsürürsünüz.

İşletmenizdeki kontrol noktası: Geçmiş faturaya erişim ve dışa aktarma yöntemi kullanıcıya gösterildi mi? Bu soru örnek işlem üzerinde değerlendirilir. Kontrolün bilgi kaynağı, sorumlusu ve sonucu aynı kayıtla ilişkilendirilir. Açıklaması eksik bir durum tamamlanmış kabul edilmez; ilgili bilgi netleştirildikten sonra sonraki aşamaya geçilir.

İlk görüşmede E-Fatura için mevcut işleyiş, kullanılan yazılım, kullanıcı sayısı ve işlem kaynakları değerlendirilir. Alıcının e-belge durumunu belirlemek, E-Fatura ile E-Arşiv Fatura arasındaki doğru kullanımın başlangıcıdır. Aynı satış için farklı belge türleri oluşturulmasını önleyecek bir kontrol düzeni gerekir. Bu inceleme, yalnızca ürün seçmek yerine uygulamada hangi adımların değişeceğini anlamaya yardımcı olur.

Başlangıç listesinde kullanılacak hesap ve tanımlar, aktarılacak kayıtlar ve ilk deneme işlemi yer alır. Eksik veya mükerrer bilgiler gerçek kullanıma geçmeden gözden geçirilir. Eski sistemde bulunan kayıtların yeni düzende hangi alanlara karşılık geleceği belirlenir.

Geçiş planı, deneme sonucuna göre netleştirilir. Canlı işlemlerden önce sorumluların aynı örnek üzerinde hazırlık, kontrol ve sonuç takibini tamamlaması hedeflenir. Uygulama koşulları ile gerekli resmi veya mesleki değerlendirmeler kendi kapsamlarında ayrıca doğrulanır.

E-Fatura sürecinde belge türünü seçmek ile arşiv ve destek aynı kişi tarafından yürütülebilir; ancak görevlerin anlamı yine de ayrı tanımlanır. Hangi kaydı kimin oluşturacağı, kimin kontrol edeceği ve sorunda kime danışılacağı açık olmalıdır.

Kullanıcı erişimleri işin kapsamına göre düzenlenir. Her çalışanın bütün müşteri, personel veya finans kayıtlarını görmesi gerekmeyebilir. Yetki değişikliği, görev değişimi ve ayrılan personelin erişimi başlangıç planının devamı olarak ele alınır.

Günlük kullanım için kısa bir kontrol listesi oluşturulur. Liste, üründe bulunan her alanı tekrar etmek yerine işletmenin sık karşılaştığı eksik bilgi ve yanlış eşleştirme noktalarına odaklanır. Yeni kullanıcılar aynı örnek işlem üzerinden hazırlanır.

Kullanıcının doğruladığı kapsamda 550’den fazla yazılımla entegrasyon desteği sunulur. İşletmenizin kullandığı yazılımın sürümü ve bağlantı yöntemi ayrıca değerlendirilir. Bu ilişkinin manuel kayıtla mı yoksa yazılım bağlantısıyla mı kurulacağı kullanılan sistemlerin imkanları ve işletmenin ihtiyacı üzerinden belirlenir. Bir bağlantının bulunması, bütün alanların aynı biçimde aktarılacağı anlamına gelmez.

Bağlantı planında bilgi kaynağı, aktarım yönü ve işlem referansı netleştirilir. Eksik aktarım, kesinti veya tekrar denemesinde hangi kontrolün yapılacağı ayrıca belirlenir. Bir kaydın iki farklı sistemde bulunması tek başına bilgilerin aynı olduğunu göstermez.

Uyum değerlendirmesi kullanılan yazılımın adı ve sürümü, hesap yetkileri ve örnek işlem üzerinden yürütülür. Desteklenen işlemler somut kapsamda doğrulanır. Gerekli bağlantı bulunmuyorsa mevcut kayıt düzenini koruyan uygulanabilir bir yöntem birlikte değerlendirilir.

Kullanıcının doğruladığı hizmet kapsamında 10 yıl saklama ve 7/24 destek sunulur. Belge erişimi, dışa aktarma ve destek kanalları kullanım başlangıcında netleştirilir. Kaydın hangi müşteriye, ürün veya döneme ait olduğu işlem sırasında açık tutulursa daha sonra yapılan arama ve inceleme kolaylaşır. Dosya adıyla uygulama kaydının farklı referanslar taşıdığı durumlarda ilişki ayrıca korunur.

Arşiv kapsamı yalnızca son belge veya toplamdan ibaret değildir. İlgili işlem referansı, açıklama, ek dosya ve kontrol sonucu ihtiyaç ölçüsünde birlikte değerlendirilir. Kayıtların saklama koşulları ve erişim yetkileri kullanılan hizmetle birlikte netleştirilir.

Dışa aktarma ve geri erişim ihtiyacı başlangıçta konuşulur. Kullanıcıların kayıtları yalnızca bir ekranda görmesine bağlı kalmadan gerekli dosyaları nasıl alacağı belirlenir. Kişisel veya ticari bilgi içeren alanlar görev kapsamına uygun erişimle yönetilir.

İşlem beklenen şekilde tamamlanmadığında önce ilgili kayıt ve son kontrol noktası belirlenir. Düzenlenen faturalar kadar tedarikçilerden gelen belgeler de operasyonun parçasıdır. İlgili sipariş, teslimat ve muhasebe kayıtlarıyla birlikte incelenmeleri bilgi bütünlüğünü güçlendirir. Aynı işlemi düşünmeden yeniden başlatmak, eksikliği gidermek yerine mükerrer kayıt oluşturabilir.

Sorunun bilgi hazırlığından, eşleştirmeden veya kullanılan uygulamadan kaynaklanması ayrı değerlendirilir. Destek görüşmesinde işlem referansı, karşılaşılan durum ve yapılan son adım açıkça paylaşılır. Erişim bilgileri ve kişisel veriler gereksiz yere gönderilmez.

Düzeltmeden sonra yalnızca sorunlu alanın değiştiğini görmek yeterli değildir. İlgili işlem ve bağlantılı kayıt tekrar karşılaştırılır. Sık tekrar eden sorunlar günlük kontrol listesine eklenerek ekiplerin aynı konuyla yeniden uğraşması azaltılabilir.

E-Fatura değerlendirmesinde önce belge türünü seçmek, ardından gelen ve giden faturalar ve işletme yazılımıyla bağlantı için mevcut ihtiyaçlar konuşulur. Amaç, geniş bir özellik listesi yerine işletmenin gerçekten kullanacağı kapsamı netleştirmektir.

Bir örnek işlem seçin: kim başlatıyor, hangi bilgiler gerekiyor, nerede kontrol ediliyor ve sonuç kimin tarafından takip ediliyor? Bu dört sorunun cevabı, ürünü günlük işleyişe nasıl yerleştireceğimizi gösterir. Mevcut kayıtların aktarımı ve diğer süreçlerle ilişkisi de aynı örnek üzerinden ele alınır.

TÜM DİJİTAL ile mevcut düzeninizi ve önceliklerinizi paylaşabilirsiniz. E-posta veya WhatsApp üzerinden ihtiyacınızı ilettiğinizde ürün kapsamı, bağlantı ihtiyaçları ve başlangıç adımlarını birlikte değerlendirelim. Kullanılmayacak özellikler yerine işletmenize uygun bir çalışma planına odaklanalım.