Dönem dosyalarınız gerektiğinde elinizin altında.

Elektronik defter ve ilgili dosyaların erişilebilir, düzenli ve kontrol edilebilir bir arşiv içinde korunmasını planlayın.

Arşivlenecek dönemin tüm dosyaları ve ilgili kayıtları birlikte kontrol edilir. Eksik dosya, yanlış dönem veya karışmış sürüm aktarım başlamadan belirlenir.

Alternatif olarak E-Defter Saklama hizmeti sağlayan entegratör firmalarda da saklanabilir.

Dosyanın yüklenmesi ile doğru dosyanın arşivde bulunduğunun doğrulanması ayrı işlemlerdir. Aktarım sonucu ve erişim denemesi kayda alınır.

Kendi imkanları ile E-Defter saklayan mükelleflerin; yetersiz güvenlik duvarları, virüsler, fiziksel şartlar ve siber saldırılar nedeni ile E-Defterlerin de herhangi bir harf değişikliği dahi olsa E-Defter beratları bozulur.

Günlük çalışma içinde dosya bütünlüğü ve dönem bazlı düzen birbirinden kopmadan ele alınır. Küçük bir örnek işlem üzerinde mevcut yöntemle yeni düzen karşılaştırılır; değişecek görevler ve korunacak kayıtlar belirlenir. Geçişin kapsamı işletmenizin faaliyetleri, kullanılan yazılım ve kullanıcı sorumlulukları üzerinden değerlendirilir.

Arşivlenecek dönemin tüm dosyaları ve ilgili kayıtları birlikte kontrol edilir. Eksik dosya, yanlış dönem veya karışmış sürüm aktarım başlamadan belirlenir.

Kuruluma başlamak için aşağıdaki linki tarayıcınızda açınız ve indirme işlemini başlatınız bu aşama da eğer ki setup belgesini indirirken güvenlik ile alakalı kısıtlamalar ile karşılaşır iseniz gerekli izinleri tarayıcınızdan veriniz. uygulamabilisim. com. tr/EFaturaUI/EdefterYedekleme. exe

İşletmenizdeki kontrol noktası: Arşive alınacak dönemin bütün dosyaları listelendi mi? Bu soru örnek işlem üzerinde değerlendirilir. Kontrolün bilgi kaynağı, sorumlusu ve sonucu aynı kayıtla ilişkilendirilir. Açıklaması eksik bir durum tamamlanmış kabul edilmez; ilgili bilgi netleştirildikten sonra sonraki aşamaya geçilir.

Firma, yıl ve dönem bilgileri üzerinden ortak adlandırma kullanılır. Birden fazla işletmeyle çalışılıyorsa dosyaların birbirine karışmaması için ayrı alanlar tanımlanır.

Kurulum klasörü bilgisayarınıza indikten sonra programın çalışması için izin vermeniz gerekmektedir.

İşletmenizdeki kontrol noktası: Firma, yıl ve dönem klasörleri birbirinden ayrıldı mı? Bu soru örnek işlem üzerinde değerlendirilir. Kontrolün bilgi kaynağı, sorumlusu ve sonucu aynı kayıtla ilişkilendirilir. Açıklaması eksik bir durum tamamlanmış kabul edilmez; ilgili bilgi netleştirildikten sonra sonraki aşamaya geçilir.

Dosyanın yüklenmesi ile doğru dosyanın arşivde bulunduğunun doğrulanması ayrı işlemlerdir. Aktarım sonucu ve erişim denemesi kayda alınır.

Bu işleminden sonra açılan programı kurmak için “EdefterYedekleme” kurulum klasörüne çift tıklayarak kurulumu başlatabilirsiniz. Kurulum başladıktan sonra ekranda uygulama sizlerden uygulama BİLİŞİM DANIŞMANLIK HİZMETLERİ A. Ş. sistemlerinde saklama hizmeti hakkı olan firmanızın VKN/TCKN bilgisini istemekte VKN/TCKN bilgisi girdikten sonra “Lisansı Kontrol Et” butonuna tıklayınız. Lisansın tanımsız olması durumu ile ilgili yaşamış olduğunuz problemleri uygulama BİLİŞİM DANIŞMANLIK HİZMETLERİ A. Ş. çağrı merkezinden yardım alabilirsiniz.

İşletmenizdeki kontrol noktası: Yüklenen dosyanın doğru sürüm olduğu geri erişimle kontrol edildi mi? Bu soru örnek işlem üzerinde değerlendirilir. Kontrolün bilgi kaynağı, sorumlusu ve sonucu aynı kayıtla ilişkilendirilir. Açıklaması eksik bir durum tamamlanmış kabul edilmez; ilgili bilgi netleştirildikten sonra sonraki aşamaya geçilir.

Gerektiğinde dosyanın kim tarafından ve nasıl alınacağı önceden belirlenir. Arşiv hizmetinin kapsamı, saklama şartları ve dışa aktarma yöntemi sözleşmeyle birlikte değerlendirilir.

Açılan pencerede saklama yapılacak firmanın beratlarının bulunduğu dosya yolunu “Gözat” seçmeniz ve kaydet butonuna basarak kurulumu başarılı bir şekilde tamamlamış olacaksınız.

İşletmenizdeki kontrol noktası: İşletme ihtiyaç duyduğunda dosyaları hangi yetkili dışa aktarabilecek? Bu soru örnek işlem üzerinde değerlendirilir. Kontrolün bilgi kaynağı, sorumlusu ve sonucu aynı kayıtla ilişkilendirilir. Açıklaması eksik bir durum tamamlanmış kabul edilmez; ilgili bilgi netleştirildikten sonra sonraki aşamaya geçilir.

İlk görüşmede E-Defter Saklama için mevcut işleyiş, kullanılan yazılım, kullanıcı sayısı ve işlem kaynakları değerlendirilir. Arşivlenecek dönemin tüm dosyaları ve ilgili kayıtları birlikte kontrol edilir. Eksik dosya, yanlış dönem veya karışmış sürüm aktarım başlamadan belirlenir. Bu inceleme, yalnızca ürün seçmek yerine uygulamada hangi adımların değişeceğini anlamaya yardımcı olur.

Başlangıç listesinde kullanılacak hesap ve tanımlar, aktarılacak kayıtlar ve ilk deneme işlemi yer alır. Eksik veya mükerrer bilgiler gerçek kullanıma geçmeden gözden geçirilir. Eski sistemde bulunan kayıtların yeni düzende hangi alanlara karşılık geleceği belirlenir.

Geçiş planı, deneme sonucuna göre netleştirilir. Canlı işlemlerden önce sorumluların aynı örnek üzerinde hazırlık, kontrol ve sonuç takibini tamamlaması hedeflenir. Uygulama koşulları ile gerekli resmi veya mesleki değerlendirmeler kendi kapsamlarında ayrıca doğrulanır.

E-Defter Saklama sürecinde dosya bütünlüğü ile geri erişim aynı kişi tarafından yürütülebilir; ancak görevlerin anlamı yine de ayrı tanımlanır. Hangi kaydı kimin oluşturacağı, kimin kontrol edeceği ve sorunda kime danışılacağı açık olmalıdır.

Kullanıcı erişimleri işin kapsamına göre düzenlenir. Her çalışanın bütün müşteri, personel veya finans kayıtlarını görmesi gerekmeyebilir. Yetki değişikliği, görev değişimi ve ayrılan personelin erişimi başlangıç planının devamı olarak ele alınır.

Günlük kullanım için kısa bir kontrol listesi oluşturulur. Liste, üründe bulunan her alanı tekrar etmek yerine işletmenin sık karşılaştığı eksik bilgi ve yanlış eşleştirme noktalarına odaklanır. Yeni kullanıcılar aynı örnek işlem üzerinden hazırlanır.

Dosyanın yüklenmesi ile doğru dosyanın arşivde bulunduğunun doğrulanması ayrı işlemlerdir. Aktarım sonucu ve erişim denemesi kayda alınır. Bu ilişkinin manuel kayıtla mı yoksa yazılım bağlantısıyla mı kurulacağı kullanılan sistemlerin imkanları ve işletmenin ihtiyacı üzerinden belirlenir. Bir bağlantının bulunması, bütün alanların aynı biçimde aktarılacağı anlamına gelmez.

Bağlantı planında bilgi kaynağı, aktarım yönü ve işlem referansı netleştirilir. Eksik aktarım, kesinti veya tekrar denemesinde hangi kontrolün yapılacağı ayrıca belirlenir. Bir kaydın iki farklı sistemde bulunması tek başına bilgilerin aynı olduğunu göstermez.

Uyum değerlendirmesi kullanılan yazılımın adı ve sürümü, hesap yetkileri ve örnek işlem üzerinden yürütülür. Desteklenen işlemler somut kapsamda doğrulanır. Gerekli bağlantı bulunmuyorsa mevcut kayıt düzenini koruyan uygulanabilir bir yöntem birlikte değerlendirilir.

Gerektiğinde dosyanın kim tarafından ve nasıl alınacağı önceden belirlenir. Arşiv hizmetinin kapsamı, saklama şartları ve dışa aktarma yöntemi sözleşmeyle birlikte değerlendirilir. Kaydın hangi müşteriye, ürün veya döneme ait olduğu işlem sırasında açık tutulursa daha sonra yapılan arama ve inceleme kolaylaşır. Dosya adıyla uygulama kaydının farklı referanslar taşıdığı durumlarda ilişki ayrıca korunur.

Arşiv kapsamı yalnızca son belge veya toplamdan ibaret değildir. İlgili işlem referansı, açıklama, ek dosya ve kontrol sonucu ihtiyaç ölçüsünde birlikte değerlendirilir. Kayıtların saklama koşulları ve erişim yetkileri kullanılan hizmetle birlikte netleştirilir.

Dışa aktarma ve geri erişim ihtiyacı başlangıçta konuşulur. Kullanıcıların kayıtları yalnızca bir ekranda görmesine bağlı kalmadan gerekli dosyaları nasıl alacağı belirlenir. Kişisel veya ticari bilgi içeren alanlar görev kapsamına uygun erişimle yönetilir.

İşlem beklenen şekilde tamamlanmadığında önce ilgili kayıt ve son kontrol noktası belirlenir. Firma, yıl ve dönem bilgileri üzerinden ortak adlandırma kullanılır. Birden fazla işletmeyle çalışılıyorsa dosyaların birbirine karışmaması için ayrı alanlar tanımlanır. Aynı işlemi düşünmeden yeniden başlatmak, eksikliği gidermek yerine mükerrer kayıt oluşturabilir.

Sorunun bilgi hazırlığından, eşleştirmeden veya kullanılan uygulamadan kaynaklanması ayrı değerlendirilir. Destek görüşmesinde işlem referansı, karşılaşılan durum ve yapılan son adım açıkça paylaşılır. Erişim bilgileri ve kişisel veriler gereksiz yere gönderilmez.

Düzeltmeden sonra yalnızca sorunlu alanın değiştiğini görmek yeterli değildir. İlgili işlem ve bağlantılı kayıt tekrar karşılaştırılır. Sık tekrar eden sorunlar günlük kontrol listesine eklenerek ekiplerin aynı konuyla yeniden uğraşması azaltılabilir.

E-Defter Saklama değerlendirmesinde önce dosya bütünlüğü, ardından dönem bazlı düzen ve aktarım doğrulaması için mevcut ihtiyaçlar konuşulur. Amaç, geniş bir özellik listesi yerine işletmenin gerçekten kullanacağı kapsamı netleştirmektir.

Bir örnek işlem seçin: kim başlatıyor, hangi bilgiler gerekiyor, nerede kontrol ediliyor ve sonuç kimin tarafından takip ediliyor? Bu dört sorunun cevabı, ürünü günlük işleyişe nasıl yerleştireceğimizi gösterir. Mevcut kayıtların aktarımı ve diğer süreçlerle ilişkisi de aynı örnek üzerinden ele alınır.

TÜM DİJİTAL ile mevcut düzeninizi ve önceliklerinizi paylaşabilirsiniz. E-posta veya WhatsApp üzerinden ihtiyacınızı ilettiğinizde ürün kapsamı, bağlantı ihtiyaçları ve başlangıç adımlarını birlikte değerlendirelim. Kullanılmayacak özellikler yerine işletmenize uygun bir çalışma planına odaklanalım.